Rozwój firmy wiąże się także, z coraz większą ilością zadań. Często nie są one bezpośrednio związane z głównym profilem działalności organizacji, a pochłaniają dużo czasu i zasobów. Dlatego też, aby w pełni skupić się na najważniejszych celach, większość przedsiębiorstw decyduje się na tzw. outsourcing, czyli przekazanie części obowiązków profesjonalnym firmom zewnętrznym.
Czym jest outsourcing, jakie są jego rodzaje oraz dlaczego warto rozważyć to rozwiązanie? Więcej na ten temat w poniższym artykule.
Przeczytaj również: Omnichannel – czym jest i jak wpływa na doświadczenie klienta?
Outsourcing – co to?
Outsourcing, to pojęcie pochodzące z języka angielskiego, które w dosłownym tłumaczeniu oznacza „korzystanie z zasobów zewnętrznych”. W praktyce outsourcing polega na przeniesieniu części zadań, procesów, projektów przez przedsiębiorstwo (lub inny rodzaj organizacji) do wykonania na inną wyspecjalizowaną w danej dziedzinie firmę zewnętrzną na podstawie zawartej umowy. Outsourcing coraz częściej wykorzystywany jest w branżach takich jak: IT, audyt, księgowość, logistyka, szkolenia, zarządzanie zasobami ludzkimi czy marketing.
Rodzaje outsourcingu
Mówiąc o outsourcingu wyróżniamy jego dwa podstawowe rodzaje:
- Outsourcing zewnętrzny – kontraktowy: w tym przypadku firma decyduje się na powierzenie pewnych zadań lub procesów firmie zewnętrznej. Przykłady takiego outsourcingu to np. przekazanie obsługi księgowej, sprzątania biura lub usług IT zewnętrznemu dostawcy. Firmy specjalizujące się w tych obszarach zajmują się realizacją tych zadań na rzecz przedsiębiorstwa, umożliwiając mu skoncentrowanie się na jego głównym celu biznesowym.
- Outsourcing wewnętrzny – kapitałowy: ten rodzaj outsourcingu polega najczęściej na wyodrębnieniu w prowadzonej firmie określonego działu lub utworzeniu nowego podmiotu gospodarczego powiązanego z firmą macierzystą – tzw. spółki córki, której obowiązkiem jest realizacja określonych zadań lub funkcji w obrębie istniejącego przedsiębiorstwa. Rozwiązanie to jest szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy firma chce zachować kontrolę nad określonym obszarem swojej działalności, ale jednocześnie dąży do wydzielenia go jako oddzielnego podmiotu.
Warto podkreślić, że outsourcing różni się od standardowych umów-zleceń, gdzie relacja pomiędzy zleceniodawcą, a wykonawcą jest jednostronna. Outsourcing opiera się na partnerstwie i współpracy, dążąc do osiągnięcia wspólnych celów. Oba podmioty biorą udział w tym procesie na równych zasadach, a ich działania oparte na zaufaniu i współpracy mają przynieść obopólne korzyści.
Przeczytaj również: Customer Journey w E-commerce, czyli ścieżka klienta od kliknięcia do powtórnego zakupu
Zalety outsourcingu i wyzwania z nim związane
Outsourcing wiąże się z wieloma korzyściami dla firmy, ale też pewnymi wyzwaniami, którym musi ona niekiedy sprostać. Oto przykłady kilku z nich:
Zalety:
- koncentracja na najważniejszych celach firmy,
- redukcja kosztów,
- oszczędność (czasu, zasobów),
- skrócenie czasu realizacji poszczególnych zadań
- większa elastyczność,
- gwarancja wysokiej jakości usług,
- odciążenienie pracowników,
- efektywność i innowacyjność,
- dostęp do wiedzy i zasobów, którymi firma wcześniej nie dysponowała.
Wyzwania:
- niska jakość oferowanych usług przez przesadne skupienie się na redukcji kosztów,
- problemy z komunikacją (np. bariera językowa),
- możliwość wycieku poufnych firmowych danych,
- pojawienie się dodatkowych, nieprzewidzianych wcześniej kosztów,
- utrata kontroli nad procesami, całkowite uzależnienie się od zewnętrznego dostawcy,
- spadek motywacji zespołu pracowniczego.
Wybór firmy świadczącej usługi outsourcingowe – na co zwrócić uwagę?
Przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnej firmy outsourcingowej, kluczowe jest przede wszystkim dokładne zapoznanie się z opiniami klientów, którzy mieli już możliwość korzystania z jej usług. W wielu przypadkach, na początku współpracy, przedsiębiorca może zdecydować się na outsourcing selektywny (firma zleca jedynie określone zadania w ramach podpisanej umowy), ale w miarę rozwoju działalności może pojawić się potrzeba korzystania z kompleksowego wsparcia. Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć wcześniej czy dany dostawca oferuje wyłącznie podstawową ofertę, czy też jest elastyczny i dostosowuje się do ewentualnych, dodatkowych potrzeb klientów. Usługi outsourcingu, które idealnie mogą opisywać ten przykład to np. współpraca z biurem rachunkowym. Klient ma możliwość wyboru pomiędzy firmą oferującą podstawowe usługi, takie jak prowadzenie księgowości, oraz sporządzanie deklaracji podatkowych. Może jednak zdecydować się na długotrwałą współpracę z biurem, które dostarcza kompleksowe wsparcie w danym zakresie.
Przeczytaj również: AI Marketing – jak przyciągnąć klientów dzięki sztucznej inteligencji
Dlaczego warto zainteresować się outsourcingiem?
Outsourcing to nie tylko narzędzie biznesowe, ale także strategiczna decyzja, która może znacząco wpłynąć na rozwój i konkurencyjność przedsiębiorstwa. Kluczowe dla poprawnego zrozumienia tego pojęcia jest to, że outsourcing wiąże się nie tylko z delegowaniem zadań, ale przede wszystkim nawiązywaniem partnerskich relacji, opratych na zaufaniu, współpracy i wzajemnym wsparciu. Dla wielu firm stał się on integralną częścią strategii biznesowej, gdyż umożliwia nie tylko skupienie się na kluczowych obszarach działalności, ale daje także dostęp do globalnych zasobów oraz wiedzy.
